Een aangetekende brief versturen kan binnenkort ook per computer en vooral goedkoper dan nu. Een elektronische aangetekende brief zou immers slechts een halve euro kosten en dit in vergelijking met de aangetekende brief per post die momenteel 5,19 euro kost.

Is de Schepen bereid om te onderzoeken of de Stad voortaan gebruik wenst te maken van de mogelijkheid om aangetekende brieven ook per computer te versturen gezien de jaarlijkse besparing die dit ongetwijfeld kan opleveren?

Carl De Decker
Gemeenteraadslid

Antwoord:

Dit is een zeer goed voorstel. Het kadert ook binnen het beleid van administratieve vereenvoudiging, dat een voortrekkersrol heeft gespeeld op alle bestuurlijke niveaus. Ik heb uw vraag niet afgewacht en hou reeds geruime tijd de mogelijkheden in de gaten om onnodige papieren documenten te vermijden. Bovendien hou ik ook nauwgezet de evoluties van het wettelijke kader in de gaten. Momenteel heeft in België enkel een papieren aangetekende brief die via de Post wordt verstuurd bewijskracht voor administratieve en juridische documenten. Men wacht dus het moment af waarop ook digitale aangetekende brieven officieel kunnen worden verstuurd. Op 26 oktober 2010 werd hiervoor een wetsvoorstel ingediend, het is nu afwachten tot de wet van kracht gaat.

Samen met Digipolis worden al grote successen geboekt in het terugdringen van onnodig papier binnen de stadsadministratie: bijvoorbeeld Q-besluitvorming, interne communicatie (intranet), het e-loket, enz. Ook DMS (Document Management Systeem) zit in de pijplijn. Dit systeem zal ervoor zorgen dat alle papieren briefwisseling die binnenkomt bij de Stad, digitaal zal worden geregistreerd en opgevolgd. Ook de digitale documenten (mails, uitgaande brieven) zullen worden bijgehouden en opgevolgd. De timing daarvoor is het najaar van 2011.

In de aanloop van het versturen van digitale aangetekende brieven in de toekomst wordt door Digipolis en de Dienst Rekrutering & Selectie ook een pilootproject voorbereid waarbij het digitaal ondertekenen van officiële briefwisseling van de Stad Gent mogelijk wordt gemaakt. Eens dit project is afgerond en de digitale correspondentie van de collegebrieven van de stad Gent volledig rechtsgeldig kan verlopen, kan ook werk gemaakt worden om deze via digitale aangetekende zending te versturen. Dit pilootproject staat ter uitvoering geagendeerd voor 2011.

Resul Tapmaz
Schepen van Personeelsbeleid, Informatica en Administratieve Vereenvoudiging