Recent stelde ik U een schriftelijke vraag omtrent de aanwervingsprocedures bij de stad Gent vermits ik tot de opvallende vaststelling was gekomen dat het in diverse gevallen om dezelfde functies gaat die niet ingevuld geraken. Recente voorbeelden waren de procedures voor de aanwerving van een coördinator-expert bij de dienst Schoonmaak en Services en een coördinator-expert bij de diensten van de Stadssecretaris.

Uit uw antwoord blijkt dat in beide gevallen eerst getracht is via een interne bevorderingsprocedure iemand aan te werven. Er werden echter geen of slechts 1 geschikte kandidaat gevonden. Vervolgens werd een (externe) aanwervingsprocedure opgestart. Ook via deze procedure werden nauwelijks geschikte kandidaten gevonden.

Ik wil benadrukken dat ik niet pleit om de aanwervingsprocedures te vereenvoudigen, we moeten inderdaad steeds zoeken naar de geschikte man/vrouw op de juiste plaats, maar bovenstaande situaties verontrusten me toch enigszins en vooral om dat U in uw antwoord bevestigt dat de kostprijs voor een selectieprocedure voor coördinator-expert relatief hoog is.

Vandaar dat ik u nog volgende bijkomende vragen wens te stellen:

• Hebt u enige verklaring voor deze gang van zaken? Worden de selectieprocedures kritisch geëvalueerd?
• Worden er initiatieven genomen zodat personeelsleden met groeipotentieel zich beter kunnen voorbereiden op dergelijke aanwervingsprocedures?

Carl De Decker
Gemeenteraadslid

Antwoord:

De graad van coördinator-expert binnen de organisatie wordt voorzien voor functies waaraan een significante leidinggevende en/of strategische en/of budgettaire component verbonden is. Dergelijke functies worden op de formatie meestal rechtstreeks onder de dienstchef of het departementshoofd voorzien. Het zijn daarom cruciale functies in de realisatie van de doelstellingen van de Stad Gent. Omwille daarvan zorgt men ervoor dat de selectieprocedure in evenwicht is met de zwaarte van de vacature en de gebruikte selectie-instrumenten worden hier dan ook op afgestemd.

De selectieprocedures van de Stad Gent zijn gebaseerd op de toetsing van het competentieprofiel dat voor een gemiddelde vacature een 10-tal competenties omvat. De meeste selectieprocedures bestaan uit een schriftelijk deel, een assessment center en een mondeling gedeelte. Tijdens de selectieprocedure wordt getracht om elke competentie in minstens twee selectieonderdelen te meten. Op die manier zorgt men ervoor dat de selectiecommissie (= jury) een correcte en onderbouwde beoordeling van de kandidaten kan maken. Omdat het competentiehandboek van de Stad Gent zeer concreet tot op het verwachte gedragsniveau is omschreven, laat het de selectiecommissie ook toe om de juiste factoren in rekening te brengen.

Specifiek wat betreft de vacatures van coördinator-expert worden de potentiële functiehouders o.a. gescreend op hun leidinggevende capaciteit en de mate waarin ze een afdeling kunnen aan- en bijsturen op niveau van processen. De kandidaten moeten met andere woorden het operationele kunnen overstijgen en een team kunnen aansturen, de werking van een afdeling kunnen optimaliseren en de nodige know how en expertise bezitten in het vakgebied. Dergelijke profielen zijn niet altijd dik bezaaid op de interne of externe arbeidsmarkt. De fameuze “War talent” laat zich hier voelen, maar dit mag geen reden zijn om voor kandidaten te kiezen die de verwachtingen ten aanzien van dergelijke functies onvoldoende kunnen inlossen.

Wat de kwaliteitscontrole betreft, indien een selectieopdracht geheel of gedeeltelijk wordt uitbesteed, gebeurt dat via Jobpunt Vlaanderen. Alle selectieprocedures worden zowel door Jobpunt Vlaanderen als door de Dienst Rekrutering en Selectie kwalitatief opgevolgd en indien nodig bijgestuurd. Hierbij wordt er op toegezien dat elke case of selectieopdracht alsook de verbetersleutel overeenstemt met het te meten competentieprofiel. Aan elke selectieopdracht gaat ook steeds een intake vergadering vooraf, zodat de consultant of arbeidspsycholoog gebrieft is over alle belangrijke zaken. Regelmatig worden waarnemers van Jobpunt Vlaanderen ingezet die het correcte verloop van de procedure opvolgen enz. Door op deze manier te werken kan de Stad Gent de professionaliteit, de betrouwbaarheid en de maximale objectiviteit van haar selecties garanderen.

Wat betreft de voorbereiding van personeelsleden met groeipotentieel, is het in de eerste plaats de taak van de rechtstreeks leidinggevende om het potentieel van de medewerkers correct in te schatten en via coaching ervoor te zorgen dat zij zich verder kunnen ontwikkelen. De leidinggevenden binnen de organisatie worden ook regelmatig op deze verantwoordelijkheid gewezen aan de hand van e-zines, opleidingen enz. Daarnaast kunnen alle personeelsleden van de organisatie het competentiehandboek raadplegen. In 2010 ontwikkelde de Dienst Loopbaanbegeleiding en Vorming bovendien een ontwikkelingshandboek. Dit is een instrument waarbij de medewerker informatie krijgt over hoe hij/zij een competentie verder kan ontwikkelen. Het ontwikkelingshandboek geeft ook een overzicht aan praktische tips, linken met literatuur, opleidingen en zelfs verschillende voorbeelden van mogelijke selectievragen.

De Dienst Loopbaanbegeleiding en Vorming en de Dienst Rekrutering en Selectie hebben in 2010 een aantal proefprojecten georganiseerd waarbij een intensievere begeleiding aan kandidaten werd voorzien. De evaluatie van dit traject was positief en het is de bedoeling om dit aanbod in de toekomst nog verder uit te breiden. Daarnaast plant de Dienst Rekrutering en Selectie in de loop van 2011 een aantal algemene infosessies inzake verloop van en voorbereiding op selecties ten behoeve van het stadspersoneel.

Ik ben ervan overtuigd dat men er door de hierboven vermelde manier van werken voor zorgt dat de juiste man of vrouw op de juiste plaats binnen de organisatie terecht komt, maar natuurlijk mag men niet verwachten dat dit altijd in de eerste selectieronde gebeurt. Af en toe komt het voor dat er bij de eerste selectie niemand wordt geselecteerd. Rome werd ten slotte ook niet op 1 dag gebouwd.

Resul Tapmaz
Schepen van Personeelsbeleid, Informatica en Administratieve Vereenvoudiging

Carl De Decker: Ik stel met tevredenheid vast dat mijn huidige en vorige vraag over het ontwikkelingshandboek de nodige weerklank heeft gevonden. Men gaat inderdaad op zoek naar oplossingen voor de problemen die er toch effectief zijn en samen wordt er werk van gemaakt om de aanwervingprocedures bij de Stad Gent te optimaliseren. Ik wens de schepen daar veel succes bij.